12月22日,湖南省会展产业人才培训与发展基地授牌仪式暨湖南会展精英人才工程第一期培训班在湖南师范大学举行。开班仪式上,湖南省会议展览业协会会长荣丽萍向湖南师范大学旅游学院授予“湖南省会展产业人才培训与发展基地”牌匾,湖南第一个专业会展人才培育基地正式落户湖南师大。长沙市会展办主任陈树中、副主任罗庆龙等领导及湖南各会展企业精英近200人参加此次培训班。

  ▲图为湖南省会议展览业协会会长荣丽萍向湖南师范大学旅游学院授予“湖南省会展产业人才培训与发展基地”牌匾。 记者 王卉 刘昌钢 摄

  中国会议酒店联盟常务副会长武少源、中国(无锡)国际新能源大会暨展览会组委会项目经理李玉峰、湖南省外办礼宾处处长郭向丽、长沙市会展办主任陈树中在培训班上授课。

  把握展会时间节点

  培训课上,武少源围绕会议产业与“乡村振兴战略”以会展农业为例作了《国际会议运营》专题讲座。他表示,展会项目需从四个方面进行准备,一是筹备计划,包括确定时间节点、制作甘特图(注:一种按照时间进度标出工作活动,常用于项目管理的图表);二是财务管理,进行财务预测、制定收费标准、编制财务预算、筹措启动资金,确保展会项目顺利进行;三是会议互联,通过互联网平台及时与项目各个环节保持紧密联系,及时发现进程中的问题;四是会议销售,让会议有亮点,有市场,有渠道,同时也要掌握时机。

  武少源强调,掌握好时间节点是会议中的重中之重。他称,确定时间节点与会议的周期、规模、学科和经费来源有关,既不能定得太早,又不能定得太晚,要注重时效性。以世葡会为例,会议的举办日期为2014年7月28日,而会议原来的接受论文截止日期为2014年4月1日,前后只隔三个月,时间节点定得太晚,无法满足部分国内外代表的要求,将截止日期定为2013年10月1日后,会议达到了论文最多、人数最多和国家最多。武少源表示,会议运作有强烈的时效性,而时效性经常决定会议是否能够成功召开,必须要符合国内外机构资金使用政策,要抓住战机“不能提前,更不能滞后”。

  ▲培训现场。记者 王卉 刘昌钢 摄

  注重展会策划成效

  李玉峰则从国际展览的策划方面,为现场学员授课。讲座开始前,李玉峰向在场的培训人员提出了一个问题——什么是展览?许多培训人员就这个问题作出了不同的解答。李玉峰介绍,展览是供需双方信息交互的平台,受众是供需双方,目的在于信息交互,平台则是受众双方认可的时间地点。他说,展览的魅力在于能让观众集中在一个地方和时间来见到众多的供应商,通过多种感官来了解产品。

  展览如何运营?李玉峰表示,在展览的运营过程中经常存在时间紧、事情多、配合难的问题,在出现问题时,一切要以解决问题为出发点,现场所有的问题源于没有提前料想到。在运营过程中应该分解工作、建立团队、简化组织结构、把握重要的时间节点、做好展览手册、举行展前总协调会议,避免问题的出现。“运营达到一种好的境界就是基本看不到人,但是一切都在掌握之中;最好的公司是平静的公司,最好的计划是按部就班的计划”李玉峰说道。

  建设国家会展名城

  “办展、办会活动中,涉及外事接待的必须按照相关规定严格执行,礼宾工作要按照‘平衡、对等、惯例’三原则和‘礼宾次序、右为上’两原则执行。”郭向丽在当天下午的培训课上强调。此外,她还对涉外人员守则,邀请外国驻华使节访湘的审核及办理流程及相关接待工作做了详细介绍。

  培训课的最后,陈树中以《会展湘军的机遇与挑战》为题,对近年来长沙会展的发展情况及未来规划进行介绍。

 陈树中认为,长沙会展正逢国家经济转型期,产业升级给长沙会展带来了巨大的展会题材优势。他说:“今年举办的长沙影视娱乐博览会、长沙智能制造峰会等,都是会展适应产业升级的成果。”其次,长沙地处腹地,公路、铁路、航运、磁悬浮等交通设施一应俱全,为长沙会展发展提供了良好的办展环境;湖湘千年文化积淀,也为会展业提供着源源不断的专业人才。“更为重要的是,近年来湖南和长沙省市两级政府部门高度重视会展产业发展,从政策、资金等方面为长沙乃至湖南会展营造了积极的发展氛围。”陈树中称。

  陈树中坦言,长沙会展因城市市场主体发育尚处初级阶段,产业短板较多,专业会展人才欠缺,会展发展环境有待改善,与北上广等一线城市相比仍有较大差距。但他表示,长沙会展应呼应时代需求,积极走出去,学习优秀经验;同时也要重拾湘军灵魂,敢于冒险,在创新创意中锻造会展湘军。